Как быстро и удобно найти информацию?

Удобный поиск документов и файлов в системе управления предприятием Тоталити

Ситуация

Современные методы ведения бизнеса предполагают обработку огромного объема информации, как внутри организации, так и поступающей из внешних источников. Но чаще и больше всего ведется работа именно с внутренними информационными ресурсами организации (договоры, кадры, финансы, статистика, и т.д.).

Любая информация нуждается в определенном структурировании и грамотном хранении, с распределением по тематике и направлениям. Но даже если внутри организации, в её информационной среде всё «разложено по полочкам», то необходим эффективный и удобный инструмент поиска, с помощью которого пользователь может найти нужный документ, файл или любую другую информацию.

Много-ли организаций могут похвастаться наличием такого поискового инструмента? Скорее всего, не много.

Решение

Система Тоталити включает в себя удобный и эффективный внутренний модуль поиска. В нём предусмотрена развернутая система поисковых параметров, с помощью которых можно найти любой документ в любом модуле Тоталити.

Пользователь может не помнить название или номер документа (например, договора), ему достаточно будет вспомнить, в каком модуле может находиться этот документ. Например, требуется найти договор, который был прикреплен к задаче, в модуле «Задачи». В строке «Текст» указываем «Договор», в строке «Модуль» из всплывающего списка выбираем «Задачи». После нажатия кнопки «Найти» система выдает все возможные результаты поиска. Здесь и договоры, содержащиеся в самих задачах, и договоры, содержащиеся в комментариях к задачам, и даже договоры, содержащиеся в виртуальном файловом хранилище. Для выбора документа достаточно навести на него курсор. После этого открывается нужный ресурс.

Как быстро и удобно найти информацию? - Тоталити

Преимущества Тоталити

С помощью модуля «Поиск» пользователь может оперативно найти любой нужный документ в Тоталити. Это значительно упрощает коммуникативные связи внутри организации и экономит время на поиски нужной информации.

Использование функционала Тоталити для структурирования информационной среды даст возможность сотрудникам организации перенаправить силы и время с поиска документов или файлов на решение иных, более значимых вопросов и задач.