Система Тоталити помогает решить вопрос с хранением кадровых документов довольно просто и максимально эффективно. Достигается это за счет грамотной организации сбора документов на этапе приёма сотрудника на работу, и отлаженной схемой последующего хранения этих документов.
В процессе приёма сотрудника на работу происходит сбор и структурирование, как личных документов сотрудника (паспорт, документ об образовании и т.д.), так и кадровых документов (приказ о приёме на работу, трудовой договор и т.д.). При этом на сотрудника сразу заводится личная карточка, куда прикрепляются копии всех этих документов. В дальнейшем вся информация о сотруднике хранится в информационном модуле «Организации», раздела «Проекты». Рассмотрим этот модуль более подробно.
При открытии модуля «Организации» пользователь видит информационное поле с несколькими подразделами: реквизиты компании, работники, контакты, реестр ТМЦ и т.д. В подразделе «работники» находятся, как список всех сотрудников организации, так и личные карточки каждого сотрудника. При нажатии на фамилию сотрудника на экране появляется его личная карточка со всей информацией: фото сотрудника, ФИО, должность, контактные данные, дата рождения.
Ниже находится раздел «документы». В этом разделе и хранятся все кадровые и личные документы сотрудника. Любой документ доступен к скачиванию. Рядовые сотрудники видят только свои документы, а в личных карточках других сотрудников им доступна лишь первичная информация: фото, ФИО, должность, контакты, дата рождения.
При этом, полный доступ ко всем личным карточкам, любое редактирование профиля или личной карточки сотрудника есть только у администраторов системы или у кадровиков. Регулируется этот вопрос системой прав доступа Тоталити.
Такая схема хранения документов позволяет любому сотруднику компании найти свои кадровые документы, без обращения в кадровую службу или к руководству организации. А при внесении каких-либо изменений, кадровая служба может легко и быстро внести эти изменения в список документов сотрудника.
