Система Тоталити помогает в организации системы контроля за работой сотрудников. Для этого в функционале Тоталити предусмотрена возможность для руководителя сразу при постановке задачи понятным языком разделить ее на промежуточные этапы, указать сроки их исполнения и закрепить исполнение этих этапов за конкретными сотрудниками.
Эта функция называется «контрольный список». В разделе «Проекты» формируется новая задача. Заполняем регистрационные данные (наименование задачи, подразделение) и поручения по задаче, краткое описание её этапов или промежуточных задач. Ниже указывается исполнитель, соисполнители задачи и сотрудники, которые должны быть в курсе дел (строка «к сведению»). Здесь же можно указать дополнительные условия (персональная задача, авторский контроль, требование отчета об исполнении, и т.д.) и сроки начала и окончания выполнения задачи.
После регистрации задачи автор заполняет тот самый «контрольный список», где прописываются конкретные этапы общей задачи, примечания, сроки и исполнители. Таких этапов можно заполнить сколько угодно. Далее автор задачи видит, когда исполнитель ознакомился со своими заданиями, что сделал или что написал по этому поводу. А если исполнитель не выполнил задание в указанный срок — у автора есть возможность напомнить ему о просрочке тут же в системе.
В этом случае исполнитель получает смс- или почтовое оповещение. Кроме того, в Тоталити ведется журнал действий пользователей. В разделе отображается информация о том, кто и в какое время «заходил» в задачу и какие действия совершал. С помощью этих функций автор задачи всегда может увидеть и проконтролировать действия каждого сотрудника, причастного к выполнению задачи.
