Система Тоталити позволяет организовывать и провести веб-конференцию без каких-либо сложностей. В разделе «Проекты» формируется новая задача. Из предлагаемых шаблонов выбираем «порядок проведения конференций». Заполняем регистрационные данные: наименование задачи, автора, подразделение/направление деятельности. Далее, в модуле «поручения и требования» расписаны поэтапный порядок действий по подготовке материалов, сбору и оповещению участников веб-конференции.
Далее выбирается исполнитель задачи, соисполнители, сотрудники, которые должны быть в курсе процесса подготовки презентации, сроки исполнения задачи, приоритеты и дополнительные условия. После внесения этих данных задача регистрируется и отправляется в работу с уведомлением всех указанных сотрудников.
Следующим этапом будет информирование участников веб-конференции. Делается это в блоке «Проекты», модуле «Информирование». Ответственный сотрудник регистрирует информационное сообщение, с уведомлением всех причастных сотрудников, по предстоящей веб-конференции, с указанием темы и цели конференции и ссылки для подключения к конференции.
Дополнительным инструментом для оповещения и напоминания о предстоящем событии является модуль «Календарь». На нужную дату формируется событие «встреча», с указанием подробной информации о проводимой встрече. В поле «участники» указываются все причастные сотрудники. В поле «напомнить за» указывается временной интервал для напоминания всем указанным сотрудникам о событии. Далее сотрудники получают уведомление, а в указанное автором время — и напоминания о предстоящем событии.
