Помочь избежать эти проблемы и правильно организовать решение сложных или длительных задач поможет Система Тоталити. Её функционал позволяет сразу при постановке задачи понятным языком расписать ее на промежуточные этапы, указать сроки их исполнения и закрепить исполнение этих этапов за конкретными сотрудниками.
Эта функция называется «контрольный список». В разделе «Проекты» формируется новая задача. Заполняем регистрационные данные (наименование задачи, подразделение и автор) и поручения по задаче: суть потребности (например, ремонт офиса), краткое описание её этапов или промежуточных задач. Ниже указывается исполнитель, соисполнители задачи и сотрудники, которые должны быть в курсе дел (строка «к сведению»). Таким образом, в процесс решения задачи включаются сразу все сотрудники, имеющие к нему отношение. После заполнения всех первичных данных задача регистрируется и отправляется в работу, с уведомлением всех причастных сотрудников.
После регистрации задачи автор заполняет тот самый контрольный список, где прописываются этапы общей задачи (конкретные действия по их выполнению), примечания, сроки и исполнители. Таких этапов можно расписать сколько угодно. Контрольный список позволяет разбить выполнение большой или сложной задачи на несколько более мелких, исполнение которых легче проконтролировать и избежать срыва сроков по общей задаче.
Далее, в разделе «обсуждение» идёт общение между автором и исполнителями всех текущих вопросов, связанных с поэтапным решением задачи. Тоталити позволяет подгружать к задаче любые необходимые файлы (договоры, скан-копии документов, счета на оплату и т.д.) – в разделе «библиотека».
