Для сбора и предоставления заказчику такой информации в информационной базе организации должен быть архив ранее заключенных и исполненных контрактов. Хорошо, если этот архив есть в электронном виде. В этом случае сотрудник, готовящий конкурсную заявку, должен уточнить у коллег (например, у бухгалтерии) местонахождение этого архива, и самостоятельно с ним поработать.
Если договоры хранятся в бумажном виде – процесс может затянуться. В любом случае, это потребует значительных временных затрат, кроме того взаимодействие между разными подразделениями организации может также внести свои коррективы и еще дальше сдвинуть (а в худшем случае – сорвать) сроки подготовки конкурсной документации.
Оптимизировать процесс сбора данных о ранее исполненных контрактах, для участия в конкурсных торгах поможет Система Тоталити. Её функционал содержит всю информацию о ранее заключенных договорах в одном модуле, и, при необходимости, можно получать её оперативно и просто. При этом, доступ к той или иной информации внутри Тоталити регламентируется и настраивается с помощью системы прав доступа.
В модуле «Договоры» фиксируются и хранятся все доходные и расходные договоры. Для получения информации о выполненных контрактах, достаточно обратиться к этому списку документов. Для подбора контрактов, соответствующих критериям заказчика (сроки исполнения, цена, предмет и пр.) можно воспользоваться фильтрами.
В поле «Библиотека» хранятся копии договоров и всех остальных документов: акты сдачи/приёмки работ/услуг, и т.д.). Далее можно сформировать список нужных документов, выгрузить его в формат Excel, и по этому списку можно скачать нужные копии по каждому контракту. Эти копии прикрепляются к конкурсной заявке.
В дальнейшем, при подготовке последующих конкурсных заявок, включающих в себя выполнение работ/оказание услуг схожего характера, ответственные сотрудники собирают информацию для заказчика по отработанной схеме, с помощью модуля «Договоры», без задействования смежных подразделений и потерь времени.
