Система Тоталити позволяет оптимизировать решения задач по подготовке и проведению различных мероприятий. В разделе «Проекты» формируется новая задача. Заполняем регистрационные данные: наименование зачади, автора, подразделение/направление деятельности и поручения и требования к организации и проведению мероприятия.
Далее выбирается исполнитель задачи, соисполнители, сотрудники, которые должны быть в курсе процесса подготовки презентации (строка «к сведению»), сроки исполнения задачи, приоритеты и дополнительные условия. После внесения этих данных задача регистрируется и отправляется в работу.
Далее можно установить сроки решения задачи поэтапно, с возможностью установки дат напоминания. Исполнитель и все причастные сотрудники получают оповещение о своем участии в выполнении задачи и начинается процесс подготовки и решения всех сопутствующих вопросов.
Это могут быть, как мелкие поручения (заказ мелкого инвентаря, полиграфических или канцелярских товаров), так и более значимые (аренда помещения, организация транспортного обеспечения, логистики и т.д.). В качестве исполнителя и соисполнителей автор задачи может указать сразу всех сотрудников, которые должны быть задействованы в процессе решения задачи, то есть, они все сразу включаются в процесс.
Немаловажно и то, что в задачу можно загрузить любые нужные файлы: счета на оплату, макеты баннеров, буклетов и т.д. В разделе «обсуждение» идет процесс обсуждения и согласования всех важных или спорных моментов и сроков выполнения основных этапов задачи. Таким образом, каждый причастный сотрудник вносит свой посильный вклад в решение общей задачи.
По мере необходимости, на основании главной задачи могут создаваться и подчиненные задачи, связанные с решением любых побочных вопросов, в рамках выполнения главной задачи.
